La correspondance par courriel s’est grandement popularisée dans le monde des entreprises. Ici et là, les échanges fusent et de plus en plus de personnes utilisent plusieurs messageries pour communiquer parfois avec les mêmes personnes : textos, Messenger sur Facebook, E-Message sur Apple, Hangouts sur Chrome, et autre WatsApp, etc. Et les maladresses et manquements sont de plus en plus nombreux.
La qualité relationnelle est devenue une quête dans les échanges électroniques. Voyons quelques erreurs :
Sur la mise en forme des courriels
- Ne pas mettre l’objet de votre courriel
- Annoncer des pièces jointes sans les joindre et envoyer un « oops » sans reprendre le texte d’accompagnement
- Laisser le corps du courriel vide en envoyant des pièces jointes
- Rendre visible les multiples destinataires à des personnes ne se connaissant pas
- Charger le courriel avec d’importants pavés
- Ne pas mettre son nom et ses coordonnées en fin de courriel
- Ne pas respecter les règles d’envoi des contenus et s’offusquer de la rigidité des correspondants
Sur la rédaction
- Tout écrire ou écrire des phrases entières en majuscule, en souligné, en gras
- Envoyer un courriel avec des formules familières
- Utiliser des sous-entendus
- Ecrire plus d’une idée par paragraphe
- S’étaler en états d’âme, suppositions, interprétations et prêts d’intention
- Utiliser un langage impératif
- Remercier par anticipation pour contraindre alors qu’une demande est plus adaptée
- Ne pas présenter succinctement le contenu du courriel dans le cas où plusieurs points sont abordés
- Ne pas utiliser de formulation sympathique
- Ne pas mettre le nom des personnes citées en évidence, en capitales ou en gras
- Ne pas passer un correcteur orthographique
- Ne pas relire pour corriger les fautes de frappe et d’accord
- Poser trop de questions
- Parsemer ses phrases de points de suspension…
Sur le délai de réponse
- Ne répondez pas immédiatement à un courriel qui vous a heurté
Si vous êtes choqué par un courriel, ne répondez pas immédiatement. Rédigez une réponse en brouillon. Attendez de cesser d’être heurté pour répondre. Si vous n’y parvenez pas, cherchez à identifier ce que le contenu du courriel vous empêche de faire, soyez précis. Si vous ne trouvez rien de concret, vous pouvez en tirer l’observation que c’est une question de susceptibilité de votre part.
Offrez vous la qualité relationnelle
Dans le cas où la relation est fortement en déclin, la médiation professionnelle est une voie qui s’offre à vous.
